Tietosuojaseloste

Voimassa: 09.01.2026

1. Rekisterinpitäjä

Weikot Oy
Y-tunnus: 3353388-2
Osoite: Kalliomäentie 2, 08100 LOHJA
Sähköposti: [email protected]
Puhelin:

2. Rekisterin nimi

Weikot Oy:n asiakasrekisteri ja tarjousten hallintajärjestelmä

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpitäminen
• Tarjousten laatiminen ja lähettäminen
• Laskutus ja maksujen käsittely
• Asiakasviestintä
• Sopimusten täytäntöönpano
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu:

• Sopimuksen täytäntöönpanoon (GDPR 6 artikla 1 kohta b)
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (GDPR 6 artikla 1 kohta c)
• Oikeutettuun etuun (GDPR 6 artikla 1 kohta f)

4. Rekisterin tietosisältö

Järjestelmään voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Yksityisasiakkaat:

• Nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)
• Osoitetiedot (katuosoite, postinumero, kaupunki)
• Laskutustiedot

Yritysasiakkaat:

• Yrityksen nimi ja Y-tunnus
• Yhteyshenkilön tiedot
• Yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)
• Osoitetiedot
• Laskutustiedot (verkkolaskuosoite, sähköpostilasku)

Taloyhtiöt:

• Taloyhtiön nimi ja Y-tunnus
• Isännöitsijän yhteystiedot
• Osoitetiedot
• Laskutustiedot

Tarjouksiin liittyvät tiedot:

• Tarjousnumerot ja päivämäärät
• Tarjousten sisältö ja hintatiedot
• Tarjousten tila (hyväksytty, hylätty, vanhentunut)
• Asiakkaan vastaukset tarjouksiin

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan:

• Asiakkaalta itseltään (tarjouspyynnöt, sopimukset, yhteydenotot)
• Asiakkaan edustajalta
• Julkisista rekistereistä (esim. YTJ)

6. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään:

• Aktiivinen asiakassuhde: Koko asiakassuhteen ajan
• Päättynyt asiakassuhde: Kirjanpitolain mukaisesti vähintään 6 vuotta
• Tarjoukset: 2 vuotta tarjouksen päivämäärästä
• Laskutustiedot: Kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• Lakisääteisille viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa
• Verkkolaskuoperaattoreille laskutusta varten
• IT-palveluntarjoajille järjestelmän ylläpitoa varten

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle: Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asianmukaisesti:

• Tiedot tallennetaan suojattuun tietokantaan
• Pääsy tietoihin on rajoitettu vain valtuutetuille henkilöille
• Käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia
• Tietoliikenne on salattu (HTTPS/TLS)
• Varmuuskopiot otetaan säännöllisesti
• Tietojärjestelmät ovat palomuurien suojaamia

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Tarkastusoikeus (GDPR 15 artikla)

Oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja ja mitä tietoja käsitellään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (GDPR 16 artikla)

Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen (GDPR 17 artikla)

Oikeus vaatia henkilötietojen poistamista tietyissä tilanteissa, ellei lakisääteinen säilytysvelvoite estä poistamista.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR 18 artikla)

Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.

Vastustamisoikeus (GDPR 21 artikla)

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (GDPR 20 artikla)

Oikeus saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

10. Oikeuksien käyttäminen

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 029 56 66700
Verkkosivu: www.tietosuoja.fi